浅析水土保持档案管理

水土保持档案是水土保持工作的重要组成部分，也是档案资源的重要组成部分。在实际工作中由于对水土保持档案管理重视不够，普遍存在管理不规范不科学的问题。下面就如何做好水土保持档案管理简单分析一下：

一、做好归档的组织工作，建立完善的归档制度

水土保持的归档工作，涉及的材料主要有执法中的文书、纪要、合同、声像、胶卷等以及规划、勘测、设计、施工中形成的文字、图表、技术资料等不同形式的历史记录。因此确定水土保持档案整理环节上，在地点上宜采用集中与分散相结合的方式，将初步整理工作分散在形成文件材料的各个环节进行，在时间上宜采用时间段收集，然后由档案管理部门组织起来，统一归档。也可以随着工作项目进行，随时整理归档文件材料，并于集中归档之前，暂存当年形成的文件材料，以方便内部查阅利用。同时档案部门需进行档案整理业务指导，建立档案工作各项规章制度，明确相关人员的职责与要求，确保档案的集中统一管理和有效利用。

二、规范水土保持档案整理工作

近年来，国家制定了大量有关档案工作的规章制度，标准，规范，对归档文件材料的整理原则和具体方法做出了明确的规定。

水土保持档案组卷要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内材料的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

水土保持档案整理建议以内容特征为主，立小卷，一事一卷。对于执法档案当年立前一年的卷，并预立当年的卷。规划设计档案类立项目工程卷，未竣工项目资料档案需随时整理成册。

档案按照分类大纲分类别组卷后，必须进行系统的排列，根据内容或项目，确定每类内案卷的前后、次序和存放位置，保持案卷之间的有机联系。

三、逐步实现水土保持档案管理现代化，促进档案利用

随着信息化潮流，水土保持档案管理也急需按照新的要求进行管理。简化整理、深化检索、提高档案的利用率已成为主题，这就要求我们在实际工作中实现档案工作标准化，规范化，现代化。以便更好地为改革开放、经济建设和各项工作服务。这就要求我们逐步建立了水土保持计算机档案管理系统，同时为便于查找，档案管理人员应当编制档案总目录，并可根据实际情况及工作利用的需要，编制必要的检索工具和参考资料。

1、档案的录入。目前档案计算机管理和电子化档案管理都已有国家标准，对录入数据库的名称和格式都有明确的规定。这就要求我们在建库时符合国家和行业的有关标准，以适应档案管理的发展和对外交流的需要。同时也注意档案的时效性。

2、做好档案检索。传统的手工检索方式不能满足社会的需要，必须采用现代化的检索服务手段。可以建立检索工具（比如案卷目录、文件卡片等），检索主题（比如红头文件、行政执法、规划设计等）以形成了系统完整，科学适用的水土保持档案检索体系。使之能快速查询资料，并能输出数据报表。

 

要发挥水土保持档案作用，重要的是档案工作者要认识到水土保持档案的重要意义。在档案组织管理和利用上采取不同的方式、方法，达到最佳效果，才能使水土保持档案管理工作在新时代发挥更大的优势。

 

 

山东省莱州市水务局   蔡永林　于海松

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